Call AnsweringCustomer Service

5 πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε πριν επιλέξετε μια υπηρεσία τηλεφωνικής υποστήριξης!

Όλες οι επιχειρήσεις ανεξαρτήτου επαγγελματικού τομέα χρειάζεται να πάρουν αποφάσεις που εμπεριέχουν ρίσκο. Αν δεν είστε έτοιμοι να πάρετε ρίσκα, καλύτερα να μην δραστηριοποιηθείτε στον επιχειρηματικό τομέα. Από τη στιγμή όμως που θα ξεκινήσετε την επιχείρησή σας, θα πρέπει να σκεφτείτε ποιες εργασίες μπορείτε να εκτελέσετε μόνοι σας και ποιες θα αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες. Η επιχείρησή σας είτε είναι μικρή ή μεσαία ή μεγάλη, πρέπει να έχει σταθερούς και αξιόπιστους συνεργάτες που θα βοηθήσουν στη ομαλή λειτουργία της.

Μια σημαντική απόφαση είναι που θα αναθέσετε την τηλεφωνική εξυπηρέτηση των πελατών σας η οποία παίζει κομβικό ρόλο στην επιτυχία της επιχείρησής σας. Σε αυτό το σημείο τίθεται η ερώτηση: Είστε έτοιμοι να αναθέσετε την τηλεφωνική υποστήριξη των πελατών σας σε τρίτο συνεργάτη;

Πάμε να δούμε 5 πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε πριν επιλέξετε μια υπηρεσία τηλεφωνικής υποστήριξης:

  • Να γνωρίζετε τις ανάγκες σας.

Η κατανόηση των αναγκών της επιχείρησής σας θα σας βοηθήσει να επιλέξετε τον τρόπο που θα αναθέσετε την τηλεφωνική εξυπηρέτηση των πελατών σας. Για παράδειγμα οι απαιτήσεις ενός μικρού δικηγορικού γραφείου είναι πολύ διαφορετικές από ένα τμήμα εξυπηρέτησης πελατών ενός νοσοκομείου. Το δικηγορικό γραφείο χρειάζεται γραμματείς που να απαντούν τις κλήσεις τους τις ώρες εργασίας, ενώ το νοσοκομείο μπορεί να χρειάζεται πρόσθετη βοήθεια πάνω στις υπάρχουσες τηλεφωνικές γραμμές του. Η εκπαίδευση που χρειάζονται οι λειτουργοί τηλεφωνικής εξυπηρέτησης είναι επίσης πολύ διαφορετική, λόγω της επείγουσας κατάστασης του νοσοκομείου. Το κλειδί για μια επιτυχημένη ανάθεση τηλεφωνικής υποστήριξης σε τρίτο συνεργάτη είναι ο σωστός καταμερισμός των εργασιών. Όταν είστε δικηγόρος και έχετε να διεκπεραιώσετε νομικές υποθέσεις, δε χρειάζεται να έχετε και το βάρος της τηλεφωνικής υποστήριξης των πελατών.

  • Να γνωρίζετε τις λειτουργικές διαδικασίες της επιχείρησής σας.

Η μετάβαση σε εξωτερικό συνεργάτη (outsourcing) δεν είναι εύκολη. Γι’ αυτό θα πρέπει να γνωρίζετε καλά τις λειτουργίες της επιχείρησή σας, για να ενημερώσετε και να εκπαιδεύσετε το προσωπικό που θα αναλάβει την τηλεφωνική εξυπηρέτηση των πελατών σας. Αυτό δε σημαίνει, ότι αν έχετε μια εταιρεία κατασκευής ιστοσελίδων, πρέπει οι λειτουργοί εξυπηρέτησης να γνωρίζουν πώς να σχεδιάσουν μια ιστοσελίδα. Θα πρέπει όμως να γνωρίζουν βασικούς όρους που είναι πιθανά ερωτήματα στην τηλεφωνική επικοινωνία με υποψήφιους πελάτες. Μια βασική κατανόηση των υπηρεσιών είναι απαραίτητη. Σε αυτή τη περίπτωση μπορεί να δομηθεί ένα προσαρμοσμένο σενάριο επικοινωνίας για βελτίωση της επικοινωνίας.

  • Να γνωρίζετε ποια καθήκοντα του προσωπικού σας θέλετε να κάνετε εξωτερική ανάθεση (outsourcing).

Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε ποια καθήκοντα θα αναθέσετε στους λειτουργούς τηλεφωνικής εξυπηρέτησης και πώς η επιχείρησή σας θα βοηθηθεί από αυτή τη διαδικασία, χωρίς παρεξηγήσεις. Μπορεί να φαίνεται δελεαστικό να βάλετε το προσωπικό της εταιρείας σας να διαχειρίζεται τις κλήσεις σας, αλλά πρέπει να σκεφτείτε και να μετρήσετε την παραγωγικότητα του και πώς αυτή επηρεάζεται από τα συχνά τηλεφωνήματα των πελατών. Οι λειτουργοί μπορούν να συνεργαστούν αρμονικά με το προσωπικό σας και σε καμία περίπτωση δεν έχουν στόχο να αντικαταστήσουν το προσωπικό σας. Όταν τα καθήκοντα είναι σωστά μοιρασμένα, δεν υπάρχει κανένας λόγος ανησυχίας.

  • Να γνωρίζετε τη δυναμική της εταιρείας τηλεφωνικής υποστήριξης που θα επιλέξετε.

Στην Κύπρο και στην Ελλάδα υπάρχουν αρκετά τηλεφωνικά κέντρα που μπορούν να αναλάβουν την εξυπηρέτηση των πελατών σας, αλλά το ζήτημα είναι ποια εταιρεία μπορεί να το κάνει καλύτερα. Θα πρέπει να λάβετε υπόψη την εμπειρία, την εξειδίκευση και την τεχνολογία που διαθέτει. Κατά τη γνώμη μου, η τιμή είναι το τελευταίο πράγμα που πρέπει να σας ενδιαφέρει. Υπάρχει σοβαρή πιθανότητα να προσλάβετε τη φθηνότερη επιλογή, αλλά δυστυχώς θα πάρετε αυτό που πληρώνετε. Αντί να εστιάσετε αποκλειστικά στην τιμή, κάνετε την έρευνά σας για να μάθετε ακριβώς ποιος είναι ο κατάλληλος συνεργάτης που θα εκπροσωπήσει τηλεφωνικά την επιχείρησή σας.

  • Να γνωρίζετε τους λόγους που θέλετε να κάνετε εξωτερική ανάθεση (outsourcing).

Όταν τελικά αποφασίσετε να κάνετε εξωτερική ανάθεση τη τηλεφωνική εξυπηρέτηση των πελατών σας, είναι πολύ εύκολο να βρείτε ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών και τιμών στην αγορά. Πριν ξεκινήσετε τη συνεργασία όμως με κάποια εταιρεία, είναι σημαντικό να θυμηθείτε ξανά τους πραγματικούς λόγους που θέλετε να το κάνετε. Η ομαλή μετάβαση μπορεί να πάρει λίγο χρόνο, αλλά σίγουρα θα είναι για τη περαιτέρω βελτίωση της εικόνας της επιχείρησής σας.

Eίστε έτοιμοι για την ανάθεση της τηλεφωνικής εξυπηρέτησης πελατών σας σε τρίτο συνεργάτη;

Η Transfer Solutions Call Center είναι εδώ!

Εξειδικευόμαστε στη τηλεφωνική επικοινωνία με πελάτες, καθώς διαχειριζόμαστε μεγάλο όγκο εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων  σε καθημερινή βάση, προσφέροντας την υπηρεσία της Τηλεφωνικής Υποστήριξης – Τηλεγραμματείας  σε αρκετές επιχειρήσεις σε όλη την Κύπρο. Η εμπειρία και η τεχνογνωσία που έχουμε αποκτήσει, μας δίνει τη δυνατότητα να χειριστούμε σχεδόν με άριστο τρόπο δύσκολους ή απαιτητικούς πελάτες και να τους προσφέρουμε άμεση και γρήγορη εξυπηρέτηση.

Αν σας ενδιαφέρει να αποκτήσετε και εσείς ένα οργανωμένο τηλεφωνικό κέντρο με έμπειρες γραμματείς οι οποίες θα διαχειρίζονται με σεβασμό και αξιοπιστία τις κλήσεις και τα ραντεβού της επιχείρησής σας μπορείτε να μας καλέσετε στο 22.355.334 ή να συμπληρώσετε την φόρμα επικοινωνίας στην ιστοσελίδα μας!

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *