Uncategorized

6 Tips για Σωστή Απάντηση κλήσεων στην επιχείρησή σας

Γνωρίζετε ήδη ότι κάθε κλήση προς την επιχείρησή σας, είναι μια πιθανή ευκαιρία για ενημέρωση για τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα που προσφέρετε και κατ επέκταση ίσως μια ευκαιρία για μελλοντική πώληση. Επομένως ο τρόπος που πρέπει να διαχειρίζονται οι κλήσεις των πελατών σας παίζει σημαντικό ρόλο στη φήμη σας και έχει μεγάλη επίδραση στην εικόνα της εταιρείας και στην ικανοποίηση των πελατών σας.

Μέσα από αυτό το άρθρο θα προσπαθήσουμε να δώσουμε 6 βασικές συμβουλές για να βελτιώσετε την απάντηση των κλήσεων στην επιχείρησή σας:

Μην αφήνετε να χτυπήσει το τηλέφωνο περισσότερο από τρεις κτύπους και μην αφήνετε να πηγαίνουν οι κλήσεις στον αυτόματο τηλεφωνητή. 

Μπορεί να σας φαίνεται απλό! Ωστόσο η δυνατότητα ή (η αδυναμία) σας να απαντήσετε το τηλέφωνο άμεσα και γρήγορα, μπορεί να έχει τεράστια επίδραση στην εμπειρία του καλούντος, στην εντύπωση προς την επιχείρησή σας και θα κρίνει σε μεγάλο βαθμό αν θα αγοράσει από εσάς ή από κάποιον ανταγωνιστή σας!

Ανοίξτε και κλείστε τη συνομιλία επαγγελματικά. 

Ο τρόπος που επικοινωνούν οι άνθρωποι μεταξύ τους τη σημερινή εποχή εξελίσσεται με την τεχνολογία και τείνει να γίνει πιο απρόσωπος και τυποποιημένος. Ωστόσο υπάρχουν κάποιες βασικές αρχές που δε μπορούμε να παραβλέψουμε ή να αδιαφορήσουμε γι’ αυτές όπως είναι η ευγένεια και ο επαγγελματισμός. Ένας απλός τρόπος για να χειριστείτε τις κλήσεις με ευγένεια είναι ο εξής: Καλημέρα σας! Εταιρεία Γεωργίου. Είμαι η Μαρία. Πώς μπορώ να σας βοηθήσω; Το ίδιο ισχύει και στον τερματισμό της κλήσης. Δε πρέπει να ξεχνάτε να ευχαριστήσετε τον πελάτη για το τηλεφώνημά του και να του ευχηθείτε να έχει μια υπέροχη μέρα.

Χαμόγελο στο τηλέφωνο.  

Ναι, ακριβώς… το διαβάσατε ήδη πολλές φορές: Ο συνομιλητής σας ακούει το χαμόγελό σας. Είναι γεγονός!!! Όταν χτυπά το τηλέφωνο χαμογελάστε πρώτα και μετά σηκώστε το ακουστικό. Μόλις σχηματίσετε στα χείλη σας ένα ίχνος χαμόγελου, η λέξη που προφέρετε, είναι πιο φιλική. Ακόμα πιο φυσικό και πειστικό είναι βέβαια ένα κανονικό χαμόγελο!

Προσφώνηση στο τηλέφωνο, στοιχεία επικοινωνίας και αίτημα πελάτη. 

Τίποτα δεν αρέσει στους ανθρώπους να ακούνε παραπάνω από το δικό τους όνομα. Κάντε τους λοιπόν αυτή τη χάρη και πείτε το όνομά τους. Σημαντικό είναι όμως να έχετε καταλάβει σωστά το όνομα και να μην ξεχάσετε. Γι’ αυτό ξαναρωτήστε σε περίπτωση που δεν έχετε καταλάβει καλά το όνομα του συνομιλητή σας ή αν ο άλλος δεν το έχει καν αναφέρει. Σημειώστε αμέσως το όνομα του ατόμου, όπως και το όνομα της εταιρείας, για να μην τα ξεχάσετε κατά την διάρκεια της ομιλίας. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε μια καινούρια επαφή για τη βάση δεδομένων σας και θα σας επιτρέψει να τον αποκαλείτε με το όνομα του στη τρέχουσα συνομιλία, το οποίο δημιουργεί οικειότητα. Επιπλέον παίρνοντας τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη και το αίτημα του, θα σας βοηθήσει να κρατήσετε σημειώσεις και να καταγράψετε διάφορες παρατηρήσεις σχετικά με το ιστορικό του.. Στο μέλλον θα σας φανεί χρήσιμο, καθώς θα είστε σε θέση σε ένα επόμενο τηλεφώνημα από τον ίδιο πελάτη να του δώσετε τις κατάλληλες πληροφορίες και φυσικά να τον βοηθήσετε καλύτερα στις απορίες που μπορεί να έχει.

Προετοιμασία για συχνές ερωτήσεις πελατών.

Δημιουργήστε ένα σενάριο επικοινωνίας με πιθανές και συχνές ερωτήσεις πελατών, ώστε να μπορείτε να δώσετε σωστές απαντήσεις στους συνομιλητές σας άμεσα και γρήγορα.

Ανακριβείς πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας. 

Ποτέ μην δώσετε μια απάντηση που δεν γνωρίζετε αμέσως χωρίς σκέψη. Εάν λάβετε ένα αίτημα που δεν ξέρετε την απάντηση, αποφύγετε να δώσετε ανακριβείς πληροφορίες. Η παροχή πληροφοριών με ανακριβή στοιχεία μπορεί να έχει αρνητικές επιπτώσεις στην εικόνα της εταιρείας σας. Αν δεν γνωρίζετε την απάντηση σε μια ερώτηση, πείτε ευγενικά στον καλούντα ότι θα θέλατε να συμβουλευτείτε πρώτα τον υπεύθυνο της επιχείρησης ή να το ερευνήσετε περισσότερο και στη συνέχεια να το καλέσετε πίσω για να του δώσετε τη σωστή απάντηση.

Η διαχείριση – απάντηση κλήσεων μπορεί να σας φαίνεται μια απλή και εύκολη διαδικασία, αλλά όπως αντιλαμβάνεστε η σωστή και επαγγελματική διαχείριση τους μπορεί να βελτιώσει την εξυπηρέτηση των πελατών σας και να αυξήσει την παραγωγικότητά σας.

Στην Transfer Solutions Call Center εξειδικευόμαστε στη τηλεφωνική επικοινωνία με πελάτες, καθώς διαχειριζόμαστε μεγάλο όγκο εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων  σε καθημερινή βάση, προσφέροντας την υπηρεσία της Τηλεφωνικής Υποστήριξης – Τηλεγραμματείας  σε αρκετές επιχειρήσεις σε όλη την Κύπρο. Η εμπειρία και η τεχνογνωσία που έχουμε αποκτήσει, μας δίνει τη δυνατότητα να χειριστούμε σχεδόν με άριστο τρόπο δύσκολους ή απαιτητικούς πελάτες και να τους προσφέρουμε άμεση και γρήγορη εξυπηρέτηση.

Αν σας ενδιαφέρει να αποκτήσετε και εσείς ένα οργανωμένο τηλεφωνικό κέντρο με έμπειρες γραμματείς οι οποίες θα διαχειρίζονται με σεβασμό και αξιοπιστία τις κλήσεις και τα ραντεβού της επιχείρησής σας μπορείτε να μας καλέσετε στο 22.355.334 ή να συμπληρώσετε την φόρμα επικοινωνίας στην ιστοσελίδα μας!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *